Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch dieser Website, bei Anfragen und bei der Nutzung von SaniMate verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des Dienstes SaniMate ist:

IT-Service Enzo Berardi · Inhaber: Enzo Berardi
Hölderlinstraße 15, 77704 Oberkirch, Deutschland
Telefon: +49 7802 7079424 · E-Mail: [email protected]

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und die SaniMate-Umgebungen unserer Kunden werden auf einem eigenen, dediziert gemieteten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben (myLoc managed IT AG / webtropia, Düsseldorf). Beim Aufruf erhebt der Server automatisch technisch notwendige Daten (Server-Logfiles): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent) sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten dienen ausschließlich dem stabilen und sicheren Betrieb und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Zur Absicherung und Auslieferung setzen wir Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) als vorgeschalteten Schutz- und Auslieferungsdienst ein (Reverse Proxy, Abwehr von Überlastungsangriffen); dabei verarbeitet Cloudflare technische Verbindungsdaten. Eine Übermittlung in die USA ist über das EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist) sowie ergänzend über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit).

3. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und bindet keine Werkzeuge zur Reichweitenmessung oder Werbung ein. Schriften und Bilder liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf werden keine Inhalte von Dritten nachgeladen.

Technisch notwendig ist lediglich ein Sitzungs-Cookie zum Schutz unserer Formulare (Kontaktformular, Antrag auf Löschung) vor untergeschobenen Anfragen (CSRF-Schutz). Es wird beim Aufruf eines Formulars gesetzt, enthält nur eine zufällige Kennung und wird beim Schließen des Browsers gelöscht (HttpOnly, Secure, SameSite). Wählen Sie die dunkle Darstellung, merken wir uns diese Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers (sanimate-theme) — ohne Übertragung an uns. Ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Formulare vor Missbrauch).

4. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch eine Anfrage schicken, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht sowie freiwillig Betrieb, Telefonnummer, Größe des Betriebs und Anliegen), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot zu erstellen. Die Anfrage wird in unserer eigenen Kundenverwaltung auf demselben Server in Deutschland gespeichert (Ziff. 2); Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch (automatisierte Massenanfragen) zählen wir Anfragen je IP-Adresse und E-Mail-Adresse für kurze Zeit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Anfragen, Schutz vor Missbrauch).

5. E-Mail-Versand (Brevo)

E-Mails, die wir automatisch versenden (z. B. Eingangsbestätigungen, Anmelde- und Bestätigungscodes, Links zur Bestätigung einer Löschung), verschicken wir über Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich). Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der jeweilige Nachrichteninhalt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Ihre SaniMate-Umgebung (Auftragsverarbeitung)

Daten, die Sie in Ihrer eigenen SaniMate-Umgebung speichern — insbesondere die Daten Ihrer Kunden, Objekte und Anlagen sowie die Arbeitszeiten und Einsätze Ihrer Mitarbeiter —, verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Jede Umgebung läuft in einem eigenen, abgeschotteten Container mit eigener Datenbank; es findet keine Vermischung mit Daten anderer Kunden statt. Verantwortlich für diese Daten gegenüber den betroffenen Personen ist Ihr Betrieb.

7. Vertrag und Abrechnung

Schließen Sie mit uns einen Vertrag, verarbeiten wir die dafür nötigen Angaben (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail-Adresse, gewählter Tarif, Adresse Ihrer Umgebung) zur Erfüllung des Vertrags und für unsere Rechnungen.

Jede Umgebung meldet sich regelmäßig bei unserer Lizenzverwaltung, um ihre Lizenz zu prüfen und Aktualisierungen abzuholen. Dabei übermittelt sie höchstens einmal täglich eine Nutzungsstatistik: Version und Tarif, den Aktualisierungsstand, ob grundlegende Einstellungen eingerichtet sind, die Zahl aktiver Benutzer und den Umfang der Datensätze nur als Größenordnung (z. B. „10–49 Aufträge“). Erkennt die Umgebung einen Angriff oder Missbrauch (etwa gehäufte Fehlanmeldungen), meldet sie Art und Zeitpunkt mit pseudonymisierten Kennungen. Nicht übermittelt werden Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Beträge, Texte oder Dokumente — weder Ihre noch die Ihrer Kunden. Gespeichert wird je Umgebung nur der jeweils aktuelle Stand. Zweck ist der sichere Betrieb und technische Unterstützung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten), für Nutzungsstatistik und Sicherheitsmeldungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Support).

8. SaniMate-App und Push-Benachrichtigungen

Für iPhone, iPad und Android bieten wir die SaniMate-App an. Die App spricht direkt mit der SaniMate-Umgebung des jeweiligen Betriebs und zeigt deren Daten — Termine, Aufträge, Anlagen, Arbeitszeiten — mit denselben Rechten wie im Browser. Für diese Daten ist der Betrieb verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter (Ziff. 6). Darüber hinaus gilt für die App:

• Anmeldung mit dem SaniMate-Konto. Wählen Sie diese Anmeldung, übermittelt die App die eingegebene E-Mail-Adresse an unseren Server (sanimate.de). Wir senden einen Bestätigungscode an diese Adresse und teilen der App mit, zu welcher Umgebung das Konto gehört. Die Bestätigung ist nur wenige Minuten gültig. Alternativ melden Sie sich direkt bei der Adresse Ihres Betriebs an; dann läuft nichts über uns. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Auf dem Gerät gespeichert werden die Anmeldung (im geschützten Schlüsselspeicher des Betriebssystems), zuletzt geladene Daten zur schnelleren Anzeige und Eingaben, die ohne Verbindung gemacht wurden, bis sie übertragen sind. Mit dem Abmelden werden Anmeldung und zwischengespeicherte Daten vom Gerät gelöscht.
• Kamera und Fotos nutzt die App nur, wenn Sie selbst ein Foto aufnehmen, eines auswählen oder einen Code scannen. Fotos gehen ausschließlich an die Umgebung des Betriebs. Aufnahmedatum und -ort eines Fotos werden dabei aus der Bilddatei gelesen und mit dem Foto gespeichert, sofern das Foto sie enthält.
• Fingerabdruck und Face ID (App-Sperre) prüft allein das Betriebssystem; biometrische Daten erhalten weder wir noch der Betrieb.
• Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Werkzeuge.

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen zulassen, registriert die App je Gerät ein technisches Zustell-Kennzeichen (FCM-Token). Es wird Ihrem Benutzer zugeordnet gespeichert, ausschließlich um Benachrichtigungen an Ihr Gerät zustellen zu können. Die Zustellung erfolgt über Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited (ggf. unter Einbindung von Google LLC, USA) als Auftragsverarbeiter; eine Übermittlung in die USA ist über das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzend über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. An Google werden das Zustell-Token und der Inhalt der Benachrichtigung übermittelt; auf iPhone und iPad reicht Firebase die Benachrichtigung an den Apple Push Notification Service der Apple Inc. weiter. Das Token wird gelöscht, sobald es ungültig wird oder Sie sich abmelden bzw. die Benachrichtigungen abschalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung in Push-Benachrichtigungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der genutzten Funktion).

Standortdaten bei der „Live-Anfahrt“

Mit der Funktion Live-Anfahrt kann die App während der Fahrt zu einem Vor-Ort-Termin in Abständen von etwa zwei bis drei Minuten den Gerätestandort an die Umgebung des Betriebs übermitteln, damit dessen Kunde im Kundenportal Position und voraussichtliche Ankunftszeit sehen kann. Verantwortlich ist der Betrieb; die Daten fließen ausschließlich an dessen Umgebung.

• Nur nach Freigabe, je Fahrt einzeln. Ohne Zustimmung wird nichts übertragen.
• Sichtbar, solange sie läuft — auf Android als dauerhafte Benachrichtigung, auf dem iPhone auf dem Sperrbildschirm und als Standortsymbol. Beenden lässt sie sich jederzeit.
• Kein Bewegungsprofil. Gespeichert wird nur die zuletzt gemeldete Position; jede neue überschreibt die vorherige.
• Sie endet von selbst — bei Ankunft, nach 30 Minuten ohne neue Position, spätestens nach 4 Stunden oder mit dem Abschluss des Termins. Der Eintrag wird anschließend gelöscht.
• Kein Standort außerhalb der Fahrt. Die Berechtigung für dauerhafte Hintergrund-Ortung nutzt die App nicht.

Die Arbeitszeiterfassung der App speichert keinen Standort.

9. Konto löschen

Auf der Seite Konto und Daten löschen und in der App können Sie die Löschung Ihres Zugangs beantragen. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Adresse Ihrer Umgebung und Ihre Nachricht. Bevor wir etwas löschen, bestätigen Sie die Anfrage über einen Link, den wir an die angegebene Adresse schicken; nicht bestätigte Anfragen löschen wir nach 7 Tagen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 17 DSGVO.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten an folgende Dienstleister weiter, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) besteht:

Welche weiteren Dienste in Ihrer Umgebung zum Einsatz kommen (etwa eine angebundene Buchhaltungssoftware, ein SMS-Anbieter oder ein KI-Dienst), entscheiden Sie selbst; sie sind im AVV aufgeführt.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG — in der Regel bis zu 10 Jahre für Rechnungen und Belege). Anfragen über das Kontaktformular löschen wir 12 Monate nach der letzten Bearbeitung, sofern daraus kein Vertrag entsteht. Anmelde- und Bestätigungscodes sind nur wenige Minuten gültig. Daten Ihrer Umgebung werden nach Vertragsende gemäß AVV gelöscht, nachdem Sie Gelegenheit zum Export hatten.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Es genügt eine formlose Nachricht an [email protected].

Sind Sie Kunde eines Betriebs, der SaniMate nutzt, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte an diesen Betrieb — er ist dafür verantwortlich. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an ihn weiter.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (Website (öffnet in neuem Fenster)).

14. Technische und organisatorische Maßnahmen (Auszug)

• TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für alle Zugriffe, Sicherheits-Header auf allen Seiten
• Eigener, abgeschotteter Container je Kunde, keine geteilte Datenbank
• Anmeldung mit zweitem Faktor, Rechte je Benutzer und Bereich, Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge
• Verschlüsselte Ablage von Zugangsdaten und Geheimnissen
• Regelmäßige Datensicherungen auf eigenem Server in Deutschland
• Hochgeladene Dateien außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs, Auslieferung nur nach Anmeldung
• Server-Verwaltung ausschließlich durch uns

„SaniMate“ ist ein Angebot von IT-Service Enzo Berardi, Hölderlinstraße 15, 77704 Oberkirch.