Hilfe und Handbuch

Erste Schritte

SaniMate öffnen Sie im Browser unter der Adresse Ihres Betriebs (z. B. ihr-betrieb.sanimate.de). Nach Benutzername und Passwort schicken wir einen Code an Ihre E-Mail-Adresse; auf eigenen Geräten können Sie angemeldet bleiben.

1. Firmendaten unter „System & Einstellungen“ eintragen: Name, Anschrift und Logo.
2. Rechnungsstellung einrichten: Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung, Nummernkreis und Schlusstexte. Wer bereits mit Papierkram, sevDesk oder Lexware Office bucht, verbindet stattdessen diese.
3. Benutzer anlegen und Rechte vergeben. Jeder Bereich hat ein eigenes Recht; Umsätze und Einkaufspreise sieht nur, wer das Recht auf Finanzzahlen hat.
4. Stundensätze unter „Kalkulation“ festlegen — mit dem Stundensatz-Rechner, Lohngruppen und Anfahrtszonen.

Tipp: Unter „System & Einstellungen“ erklärt eine kurze Tour, welche Einstellung wofür da ist.

Kunden, Objekte, Anlagen

Ein Kunde ist, wer die Rechnung bekommt. Ein Objekt ist ein Gebäude oder eine Wohnung mit Adresse — ein Kunde kann viele haben, etwa eine Hausverwaltung. Am Objekt hängen die Beteiligten (Eigentümer, Mieter, Verwalter, Schornsteinfeger) und die Anlagen.

Eine Anlage ist ein Gerät mit Hersteller, Typ, Seriennummer und Einbaudatum. Ihre Anlagenakte sammelt alles: Aufträge, Protokolle, Wartung, Garantien, Fotos und Dokumente. Ausgetauscht wird eine Anlage, nicht gelöscht — die alte bleibt mit ihrer Geschichte erhalten.

QR-Aufkleber

Für jede Anlage drucken Sie in der Anlagenakte einen QR-Aufkleber. Ihr Kunde scannt ihn mit dem Handy und meldet eine Störung direkt an Ihre „Anfragen“; Ihr Monteur scannt ihn in der App und landet in der Anlagenakte. Die öffentliche Seite zeigt nur Gerät und Betrieb, keine Adresse und keine Kundendaten.

Kundendienst und Plantafel

Ein Kundendienst-Auftrag hält fest, was zu tun ist, für welche Anlage und für wen. Er durchläuft die Stationen neu → eingeplant → unterwegs → vor Ort → erledigt → abgerechnet; dazwischen kann er auf Material oder den Kunden warten.

1. Auftrag anlegen (aus einer Anfrage, vom QR-Aufkleber oder direkt) und Anlage zuordnen.
2. Einen Termin einplanen — im Auftrag oder auf der Plantafel, wo Sie Aufträge per Ziehen auf Monteur und Uhrzeit verteilen.
3. Vor Ort startet der Monteur den Einsatz, erfasst Material und Fotos und holt die Unterschrift ein.
4. Aus dem Einsatz entsteht der Arbeitsbericht und daraus die Rechnung.

Auf Wunsch bekommt Ihr Kunde einen Link zu einer Statusseite und Mails, wenn sich der Stand ändert. Diese Mails schalten Sie in den Einstellungen ein; im Auftrag lässt sich das je Kunde abwählen.

Notdienst

Unter „Notdienst“ planen Sie, wer wann Bereitschaft hat, und tragen Zuschläge ein. Ein Notdienst-Einsatz ist mit wenigen Angaben angelegt und geht per Push an den Monteur im Dienst. Am Ende des Dienstes schreibt er eine Übergabe, die der Nächste in „Mein Tag“ sieht.

Wartung und Protokolle

Im Wartungsplaner legen Sie je Anlage fest, wie oft gewartet wird. SaniMate zeigt, was fällig ist, und schickt dem Kunden auf Knopfdruck einen Terminvorschlag mit Buchungslink. Auf Wunsch geschieht das automatisch mit einem Vorlauf, den Sie festlegen.

Protokolle füllen Sie aus einer Vorlage aus — Wartung Gas-, Öl- und Wärmepumpenheizung, Klimaanlage, Trinkwasserspeicher, Dichtheitsprüfungen, hydraulischer Abgleich und weitere; eigene Vorlagen sind möglich. Mit dem Abschluss wird das Protokoll unterschrieben und festgeschrieben; eine Korrektur ist eine neue Fassung, die alte bleibt sichtbar.

Prüfpflichten und F-Gas

Unter Prüfpflichten sehen Sie, welche Anlagen von einer gesetzlichen Prüfung betroffen sind — etwa nach §§ 60a–60c GEG. Fehlen dafür Angaben (Baujahr, Gebäudeart), nennt SaniMate sie. Ein abgeschlossenes Protokoll der passenden Vorlage gilt als Nachweis.

Das F-Gas-Logbuch führt je Kälteanlage Kältemittel, Füllmenge, CO₂-Äquivalent und das daraus folgende Kontrollintervall. Kontrollen, Nachfüllungen und Rückgewinnung werden eingetragen, nie gelöscht; ein Fehler wird storniert. Das Flaschenbuch zeigt, wie viel Kältemittel in welcher Flasche ist.

Wichtig: Die Regeln pflegen wir sorgfältig, sie ersetzen aber nicht Ihre fachliche Prüfung. Rechtsstand und Fristen lassen sich unter „Prüfpflichten“ einsehen und anpassen.

Angebote und Rechnungen

Positionen kommen aus dem Großhandelskatalog, aus Angebotspaketen, aus Ihren Artikeln und Leistungen oder als freier Text. Arbeits- und Materialkosten werden getrennt ausgewiesen, damit Ihr Kunde sie nach § 35a EStG geltend machen kann.

• Entwurf: beliebig änderbar, noch ohne Nummer.
• Versenden: SaniMate prüft die Pflichtangaben, vergibt die nächste Nummer und schreibt die Rechnung fest. Firmenkunden bekommen zusätzlich eine XRechnung.
• Korrektur: nur per Stornorechnung; danach stellen Sie eine neue Rechnung.
• Zahlungen tragen Sie an der Rechnung ein; offene Posten und Mahnungen sehen Sie in der Liste.

Für Baustellen gibt es Abschlags- und Schlussrechnungen nach Baufortschritt, mit Skonto und Sicherheitseinbehalt. Den DATEV-Export für Ihr Steuerbüro finden Sie bei den Eingangsrechnungen.

Großhandel und Bestellungen

Unter Großhandel lesen Sie Kataloge Ihrer Lieferanten ein (Datanorm 4 oder 5, CSV). Einkaufspreis, Rabatt und Aufschlag ergeben den Verkaufspreis, der im Angebot erscheint.

Bestellungen hängen an einem Auftrag oder einer Baustelle. Beim Wareneingang buchen Sie, was angekommen ist; Teilmengen bleiben offen. Gelieferte Ware übernehmen Sie auf Wunsch ins Lager und rechnen sie über „Material aus Auftrag“ ab. Eingangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD werden gelesen und, wenn die Auftragsnummer darauf steht, dem Auftrag zugeordnet.

Arbeitszeit und Team

Unter Arbeitszeit stempelt jeder Mitarbeiter Kommen, Gehen und Pausen — im Browser oder in der App. Die Monatsübersicht zeigt Soll, Ist und Zeitkonto; Feiertage und Abwesenheiten werden berücksichtigt. Korrekturen werden mit Grund protokolliert, ein abgeschlossener Monat ist gesperrt. Ein Standort wird nicht gespeichert.

Unter Qualifikationen hinterlegen Sie Nachweise wie Kältescheine oder Gas-Konzessionen mit Ablaufdatum. SaniMate erinnert rechtzeitig und warnt beim Einplanen, wenn einem Monteur eine nötige Qualifikation fehlt.

App

Die SaniMate-App gibt es für iPhone, iPad und Android. Beim ersten Start geben Sie die Adresse Ihres Betriebs ein und melden sich wie im Browser an. Danach sehen Sie unter „Heute“ Ihre Termine und Aufträge, stempeln Ihre Arbeitszeit, scannen QR-Aufkleber und schließen Einsätze ab. Mehr zur App.

Benachrichtigungen stellen Sie in der App unter Profil ein. Abmelden löscht die Anmeldung und den gespeicherten Stand vom Gerät.

Hilfe und Kontakt

Schreiben Sie uns an [email protected], rufen Sie an unter +49 7802 7079424 oder nutzen Sie das Kontaktformular. Nennen Sie bitte die Adresse Ihres Betriebs und, wenn es um einen Auftrag geht, dessen Nummer.